La recente pandemia da covid-19 ha congelato momentaneamente la possibilità di organizzare eventi con un alto numero di pubblico e si sono cercate altre soluzioni per organizzare meeting aziendali, convention, incontri di formazione e manifestazioni culturali e musicali. Il digitale è stato un valido alleato durante il periodo di lockdown, ma con la riapertura delle attività si è ripresentato il problema di mantenere il distanziamento sociale durante le varie manifestazioni e la soluzione adottata dai professionisti del settore è stata quella di organizzare degli eventi ibridi. Per chi non ne ha mai sentito parlare e desidera organizzarne uno, in questa guida vi spiegheremo come fare.
EVENTI IBRIDI: COSA SONO
Anche se sono aumentati negli ultimi mesi, gli eventi ibridi erano già stati organizzati da molte aziende multinazionali per i loro meeting, per consentire a tutti gli invitati di parteciparvi pur non essendo presenti fisicamente. Gli eventi ibridi, come suggerisce il termine “ibrido” nascono dall’unione di un evento classico con quello digitale. Per comprendere come funzionano è opportuno fare un esempio: una società organizza un meeting per parlare dei nuovi progetti aziendali e decide di organizzarlo in un hotel, ma il numero ridotto di posti non consente a tutti i dipendenti di partecipare, allora si decide di trasmetterlo in diretta, sfruttando il digitale. Mescolando la forma classica con quella digitale, in un periodo dove è necessario mantenere il distanziamento sociale, può essere la soluzione ideale se non si vuole rinunciare alla possibilità di organizzare gli eventi. Il vantaggio è di poter coinvolgere sia gli ospiti presenti in sala che quelli collegati online e allo stesso modo di non dover selezionare o limitare il numero di partecipanti. Le aziende, tramite l’organizzazione combinata di un evento in presenza e online possono continuare a sfruttare questo potente strumento di condivisione e comunicazione. Gli eventi ibridi possono essere organizzati anche per promuovere il lancio di nuovi prodotti, difatti molte holding come Apple, Samsung e Huawei da tempo utilizzano questo strumento per attirare potenziali clienti e sponsorizzare il proprio brand.
COME ORGANIZZARE UN EVENTO IBRIDO
Per chi vuole organizzare un evento ibrido, è necessario pianificare sia la parte relativa all’evento live che quella digitale e fare in modo che questi due canali siano interconnessi. Per quanto riguarda l’organizzazione digitale è necessario avvalersi di un regista, di tecnici audio e video e di alcuni cameraman che si occuperanno dello streaming live, cercando di catturare per gli spettatori da remoto, i momenti più interessanti del meeting o della manifestazione. Per consentire ai partecipanti da remoto di partecipare in diretta, si possono usare alcune piattaforme per il live streaming come Skype, Go To Meeting e Google Hangout, ma attenzione è necessario disporre di una connessione internet veloce e sicura.
Per quanto riguarda l’organizzazione dell’evento classico, sarà invece opportuno stabilire i posti, fornire dei programmi e organizzare dei coffee break o delle pause. I momenti di pausa devono essere condivisi con i partecipanti digitali, quindi dovrete considerare anche il fuso orario se si tratta di appuntamenti che coinvolgono partecipanti da ogni angolo del mondo. Come per gli eventi tradizionali in presenza, anche per quelli ibridi è importante pianificare dei momenti dedicati all’intrattenimento, quindi se state organizzando un meeting aziendale, contattate degli artisti o dei performer che possano regalare degli attimi di svago. Se si ha intenzione di ospitare band musicali o di inserire degli spettacoli, è sempre opportuno scegliere una location molto ampia e che sia dotata di un buon sistema di luci. Quando si organizza un evento ibrido, bisogna sempre stilare una scaletta degli interventi, da pubblicare prima dell’incontro su tutti i canali social. Per permettere ai gruppi digitali e fisici che partecipano di interagire, non bisogna dimenticare di assumere un presentatore per moderare gli interventi e introdurre gli ospiti. Qualunque sia la forma prescelta per la manifestazione, non bisogna sottovalutare la qualità dei contenuti, che dovranno essere pertinenti e interessanti per non annoiare il pubblico. L’ultimo aspetto da considerare per l’organizzazione di un evento ibrido, riguarda il marketing, che può essere tradizionale o digitale, ad esempio si possono realizzare dei poster o brochure, così come creare dei post sui principali social network. Molti eventi ibridi organizzati per il lancio di nuovi prodotti prevedono un numero limitato di partecipanti sia dal vivo che da remoto, una strategia di marketing che ha lo scopo di incuriosire gli utenti che vorranno sicuramente accaparrarsi un posto. Se non si ha il tempo di organizzare un evento ibrido, ci si può affidare alla professionalità e all’esperienza di società che si occupano di pianificare questa tipologia di eventi, semplicemente compilando il form di contatto sul sito Domenico Marchetti
LE MISURE PER LA SICUREZZA PER GLI EVENTI IBRIDI
Gli eventi ibridi, come abbiamo sottolineato in precedenza, si svolgono in presenza e online, quindi sarà necessario adottare tutte le misure di sicurezza necessarie per chi seguirà il meeting o la convention dal vivo. Le misure di sicurezza possono cambiare se la manifestazione si svolge all’aperto o in luogo chiuso, ma in generale questa tipologia di eventi si organizza in strutture come hotel, sale congressi, teatri e cinema, visto che è più semplice garantire che il live streaming non venga compromesso da interruzioni o da rumori esterni. Innanzitutto è necessario verificare la capienza della location che ospita l’evento e organizzare i posti rispettando il distanziamento sociale previsto dalle diverse norme anti-covid. Le norme anti-covid, consultabili sul sito http://www.governo.it/it/coronavirus-normativa non prevedono un numero massimo di partecipanti, ma dovrà essere sempre garantita la distanza interpersonale di almeno un metro per evitare contagi. Per quanto riguarda gli ingressi, sarà necessario installare degli erogatori per la disinfezione delle mani, collocati in diversi punti della sala per ridurre qualsiasi tipo di assembramento. Le norme prescrivono che i locali dove si svolge la manifestazione devono essere sanificati e che vi siano dei percorsi indicati con della segnaletica specifica per accedere o uscire dalla location. L’ultima misura da adottare è quella di affidare ad alcune persone del team organizzativo la misurazione della temperatura corporea e la distribuzione delle mascherine all’ingresso dell’evento, magari personalizzandole con il logo dell’azienda.