Come scegliere la soluzione di controllo accessi più adatta alle esigenze del tuo hotel
La sicurezza è un aspetto fondamentale per qualsiasi struttura ricettiva e i clienti si aspettano di poter avere un soggiorno tranquillo e sicuro quando scelgono di alloggiare in un hotel.
La prima cosa che può venire in mente quando si parla di sicurezza è l’installazione di telecamere per la videosorveglianza, ma questo il più delle volte è più che altro un deterrente (chi monitora 24h/24h le immagini delle telecamere?).
La videosorveglianza è più che utile, può servire anche a trovare i responsabili di azioni illegali tramite la visione dei filmati, ma controllare gli accessi a monte può essere la miglior soluzione per strutture come gli hotel, dove le persone vanno e vengono continuamente.
Per questo, è importante che la direzione dell’hotel implementi dei sistemi efficaci di controllo degli accessi, che permettano di regolare e monitorare i movimenti di persone e veicoli all’interno della struttura.
Un moderno sistema di controllo degli accessi non serve solo a scoraggiare eventuali intrusioni indesiderate, ma rende più efficiente la gestione quotidiana del personale, il monitoraggio degli ospiti e la manutenzione degli ambienti.
Componenti chiave di un sistema di controllo degli accessi
Grazie all’integrazione con software gestionali, è possibile centralizzare il controllo delle persone in entrata e uscita direttamente dalla reception o da remoto.
Vediamo quali sono gli elementi chiave e come scegliere la soluzione migliore per le proprie esigenze. Tra le varie soluzioni presenti sul mercato segnaliamo i sistemi di controllo accessi proposti da Labkey, disponibili con tecnologie NFC, QR Code o classico tastierino.
Serrature elettroniche per hotel
Le serrature elettroniche sono il cuore di un sistema di controllo degli accessi in hotel. Rispetto alle tradizionali serrature meccaniche con chiave fisica, le serrature elettroniche offrono numerosi vantaggi:
- Possibilità di aprire la porta con badge/carta magnetica, codice numerico o smartphone
- Programmazione di livelli di accesso personalizzati per stanze e aree comuni
- Monitoraggio in tempo reale di tutte le aperture di porte e cancelli
- Cambio rapido e semplice delle autorizzazioni di accesso
- Integrazione con software per la gestione alberghiera
Esistono serrature elettroniche specifiche per ogni tipologia di porta presente in hotel: camere, uffici, sale riunioni, spazi comuni, ascensori, cancelli d’accesso al parcheggio ecc. Possono essere cablate o wireless, con alimentazione a batterie o collegamento alla rete elettrica.
La scelta dipende dalle caratteristiche strutturali dell’hotel e dal budget a disposizione.
Lettori di badge e tessere magnetiche
I lettori di badge e tessere magnetiche consentono di aprire le serrature elettroniche semplicemente avvicinando un apposito supporto dotato di banda magnetica o microchip.
Ogni tessera può essere programmata con specifici livelli di accesso e i badge contactless sono comodi da usare e difficili da duplicare o manomettere.
Questi possono essere assegnati al personale o agli ospiti per gestire in modo rapido e sicuro gli ingressi nelle aree consentite ed esistono badge robusti e waterproof, ideali per essere utilizzati anche in piscina, spa o come braccialetto.
I formati più diffusi sono banda magnetica, smart card a contatto, RFID e NFC e la scelta dipende da budget, design desiderato, livello di sicurezza richiesto e integrazione con altri sistemi.
Gestione codici d’accesso temporanei o QR Code
Un’alternativa efficace ai tradizionali badge e tessere è l’utilizzo di codici numerici temporanei per aprire le porte oppure l’uso di QR CODE.
Si tratta di codici univoci, della lunghezza desiderata, che possono essere inviati via SMS o email agli ospiti al momento del check-in. In questo modo si elimina la necessità di gestire cardi magnetiche o badge.
I QR Code possono invece essere creati al momento in maniera univoca e inviati all’utente al proprio smartphone, che diventerà di conseguenza la “chiave” d’accesso.
Il QR Code, abbreviazione di Quick Response Code, è un tipo di codice a barre che consente di ottenere rapidamente dati e informazioni quando viene scansionato tramite la fotocamera di uno smartphone, come ad esempio raggiungere una determinata pagina web (il sito web di un hotel, il menu online di un ristorante, ecc.).
In questo articolo puoi trovare altre info utili per approfondire l’argomento qr code.
I codici temporanei possono essere impostati con scadenza giornaliera o validi per l’intero soggiorno e una volta scaduti non consentiranno più l’accesso.
Questo aumenta la sicurezza, permettendo di revocare l’accesso anche a distanza in caso di necessità.
Controllo da remoto degli accessi
Un sistema evoluto di controllo accessi consente di gestire tutte le serrature elettroniche dell’hotel comodamente dalla reception o da remoto, tramite computer o dispositivi mobile.
Tramite un’interfaccia centralizzata, è possibile:
- Monitorare in tempo reale gli accessi a stanze, ascensori, parcheggi
- Abilitare o revocare i permessi di accesso ai badge e codici numerici
- Rilevare tentativi di effrazione e manomissione delle serrature
- Gestire lo stato di occupazione delle camere
- Ricevere alert per interventi di manutenzione
Il controllo da remoto aumenta la sicurezza e rende più rapida la gestione degli accessi da parte del personale.
Integrazione con software gestionali
Integrare il sistema di controllo accessi con il software di gestione alberghiera consente di ottimizzare i processi e avere tutto sotto controllo dalla reception.
È possibile collegare le serrature elettroniche al PMS (Property Management System) dell’hotel per:
- Assegnare autorizzazioni di accesso automatiche in base allo stato della camera (libera, occupata, in manutenzione)
- Inviare codici di accesso temporanei via mail agli ospiti al check-in
- Controllare lo stato di camere e aree comuni in tempo reale
- Ricevere alert per guasti o tentativi di effrazione
Scegliendo soluzioni aperte e integrabili, è possibile creare un vero ecosistema tecnologico su misura per il proprio hotel.
Considerazioni Finali e Suggerimenti
L’installazione di un moderno sistema di controllo accessi basato su serrature elettroniche e tecnologia IoT offre numerosi vantaggi in termini di sicurezza, semplicità di gestione e monitoraggio degli accessi.
Per massimizzare i benefici di queste soluzioni, è importante considerare vari aspetti, come l’effettuazione di un accurato censimento di tutte le porte/cancelli dove installare le serrature, la scelta di componenti di qualità elevata, l’adozione di sistemi wireless, la verifica dell’integrabilità con il software gestionale esistente, e infine, la formazione del personale per il corretto utilizzo e manutenzione del sistema.
Optare per un sistema di controllo accessi personalizzato può garantire un livello ottimale di comfort e sicurezza per clienti e dipendenti.